Jak przetwarzamy Państwa dane osobowe? – Klauzula informacyjna RODO

COPOS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Zabrzu (41-800), przy ul. Knurowskiej 61 jest administratorem Pani/Pana danych osobowych.

Dane osobowe uzyskane przy kierowaniu zapytań ofertowych, przy zgłaszaniu usług serwisowych, przy zawieraniu umowy oraz w trakcie jej trwania Administrator wykorzystuje w następujących celach:

zawarcia i wykonania łączącej umowy – przez czas trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) RODO, w skrócie „wykonanie umowy”);
wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych, np.:
- wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych,
- udzielanie odpowiedzi na pisma i zapytania w terminie i formie przewidzianych przepisami.
- Z danych potrzebnych do realizacji obowiązków prawnych Administrator będzie korzystać:
  - przez czas wykonania obowiązków, np. wystawienia faktury (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c) RODO; w skrócie „obowiązek prawny”);
  - przez czas, w którym przepisy nakazują przechowywać dane, np. podatkowe (podstawa prawna: obowiązek prawny) lub
  - przez czas, w którym Administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową od urzędów państwowych lub dalszych kontrahentów Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f) RODO; w skrócie „prawnie uzasadniony interes”);
wykrywania nadużyć i zapobiegania im – przez czas trwania umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy), a następnie przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy, a w przypadku dochodzenia przez Administratora roszczeń lub zawiadamiania właściwych organów – przez czas trwania takich postępowań (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora);
ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, co obejmuje m.in. sprzedaż wierzytelności Administratora z umowy innemu podmiotowi – przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora);
marketingu bezpośredniego – przez czas trwania umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora);
tworzenia zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne Administratora; obejmuje to w szczególności raportowanie, badania marketingowe, planowanie rozwoju usług – przez czas trwania umowy, a następnie nie dłużej niż przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora);
weryfikacji wiarygodności płatniczej – przez okres niezbędny do dokonania takiej oceny przy zawarciu, przedłużeniu lub rozszerzeniu zakresu tej lub kolejnej umowy oraz do rozpatrywania związanych z tym roszczeń (podstawa prawna: wykonanie umowy); dotyczy to także danych uzyskanych przez Administratora z innych źródeł;

Administrator nie będzie dokonywać profilowania, czyli zautomatyzowanej analizy Państwa danych osobowych i opracowania przewidywań na temat preferencji lub przyszłych zachowań.

Do zawarcia umowy, przygotowania oferty, zgłoszenia serwisowego Administrator wymaga podania danych do zawarcia umowy (jeśli ich Państwo nie podacie, nie dojdzie do zawarcia umowy, nie zostanie przedstawiona oferta). Dodatkowo Administrator może poprosić o dane opcjonalne, które nie mają wpływu na zawarcie umowy (jeśli Administrator ich nie otrzyma, nie będzie mógł np. dzwonić pod numer kontaktowy, awizować i nadzorować wykonania Umowy, zlecenia serwisowego, zapytania ofertowego). Podawanie danych przy zawarciu umowy nie jest wymogiem ustawowym.

Komu Administrator przekazuje Państwa dane?

Państwa dane osobowe są przekazywane:

podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora, uczestniczącym w wykonywaniu czynności Administratora:
- obsługującym systemy teleinformatyczne Administratora lub udostępniającym Administratorowi narzędzia teleinformatyczne,
- podwykonawcom wspierającym Administratora, c) podmiotom świadczącym Administratorowi usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową działającym na zlecenie Administratora;
innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu:
- podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską;
- podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze);
- podmiotom współpracującym z Administratorem przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych – w zakresie, w jakim staną się administratorem danych;

Czy Państwa dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Obecnie Administrator nie planuje przekazywać danych poza EOG (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).

Automatyczne podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje automatyczne decyzji mające istotny skutek dla Państwa.

Państwa uprawnienia

Możecie Państwo złożyć wniosek do Administratora (dotyczący danych osobowych) o:

sprostowanie (poprawienie) danych;
usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie lub umieszczonych w serwisach internetowych Administratora
ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku);
dostęp do danych (o informację o przetwarzanych przez Administratora danych oraz o kopię danych);
przeniesienie danych do innego administratora danych lub do Państwa (w zakresie określonym w art. 20 RODO).

Z tych praw możecie Państwo skorzystać, wysyłając wniosek listownie lub elektronicznie na adres: [email protected]. Aby mieć pewność, że jesteście Państwo uprawnieni do złożenia wniosku, Administrator może prosić o podanie dodatkowych informacji pozwalających na uwierzytelnienie zgłaszającego. Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia możecie Państwo skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywania przez Administratora danych oraz od celu ich przetwarzania.

Prawo sprzeciwu

Niezależnie od praw wymienionych wyżej możecie Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych (w tym profilowania) na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu wniosku w tej sprawie Administrator jest zobowiązany do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu. W szczególnych sytuacjach możecie Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez Administratora danych osobowych (w tym profilowania), jeśli podstawą wykorzystania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, Administrator nie będzie mógł przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że Administrator wykaże, iż istnieją:

ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub
podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Zgoda

Jeżeli wykorzystanie przez Administratora Państwa danych osobowych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi prawnie uzasadnionego interesu Administratora, Administrator może prosić o wyrażenie zgody na określone sposoby wykorzystania Państwa danych. Udzieloną zgodę możecie Państwo w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Państwa danych przed cofnięciem takiej zgody).

Skarga

Macie Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.

Dane kontaktowe Administratora [email protected] lub siedziba podmiotu.